Hur förebygger man konflikter på arbetsplatsen?

Att förebygga konflikter på arbetsplatsen handlar framför allt om att fånga upp signaler tidigt och skapa tydliga förutsättningar för samarbete.

Konflikter uppstår sällan ”från ingenstans”, ofta byggs de upp över tid i små steg som inte tas om hand. Det kan börja med:

• otydliga förväntningar
• missförstånd i kommunikationen
• upplevd orättvisa
• hög arbetsbelastning

Om det inte fångas upp tidigt kan det utvecklas till större problem.

Vad är viktigast för att förebygga konflikter på arbetsplatsen?

Att förebygga konflikter handlar mindre om att “hantera personer” och mer om att skapa rätt förutsättningar i organisationen. Här är några nyckelfaktorer:

Tydlighet i roller och ansvar
När det är oklart vem som gör vad uppstår lätt irritation och frustration.

Gemensamma förväntningar
Vad är viktigt hos oss? Hur samarbetar vi?
När detta är otydligt tolkar vi situationer olika.

Fungerande kommunikation
En arbetsplats där man kan prata öppet minskar risken för att små problem växer.

Balans i arbetsbelastning
Stress och tidspress ökar risken för konflikter.

Skapa en kultur där man kan säga till

En av de viktigaste faktorerna är psykologisk trygghet.

Det innebär att medarbetare:

• vågar lyfta problem

• kan säga vad de tycker

• inte är rädda för negativa konsekvenser

Om det känns “lättare att vara tyst” än att säga till, då ökar risken att konflikter växer i det dolda.

Chefens roll i att förebygga konflikter

Chefer har en viktig roll när det gäller att förebygga konflikter på arbetsplatsen genom att:

• vara tydliga i ledarskapet

• fånga upp signaler tidigt

• skapa forum för dialog

• agera innan situationer eskalerar

Det betyder inte att chefen ska försöka lösa varje meningsskiljaktighet, olika perspektiv och åsikter är en naturlig del av arbetslivet. Chefens uppgift är snarare att skapa förutsättningar för att människor ska kunna hantera olikheter innan de utvecklas till problem som påverkar arbetsmiljön.

Det förebyggande arbetet behöver också vara kontinuerligt. Att förebygga konflikter är inget man gör vid ett enstaka tillfälle, utan något som behöver finnas med i det löpande arbetsmiljöarbetet och i vardagens samtal.

Har konflikten redan uppstått?
Läs också: Vad gör man vid konflikter på arbetsplatsen?

Vår erfarenhet

Många organisationer lägger mycket energi på att lösa konflikter men betydligt mindre på att förebygga dem.

När man istället jobbar med:

• struktur

• tydlighet

• kommunikation

• delaktighet

då minskar konflikterna ofta av sig själva.

Konflikter kan alltså vara en signal om brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Hos Arbetsmiljöverket kan du läsa mer om organisatorisk och social arbetsmiljö.

Vår erfarenhet är att det bästa sättet att förebygga konflikter på arbetsplatsen är att inte enbart fokusera på relationerna mellan människor. Bakom det som först kan se ut som ett problem mellan två personer kan det finnas otydliga roller, hög arbetsbelastning, bristande kommunikation, förändringar som inte hunnit förankras eller olika bilder av vad som förväntas.

Därför är det viktigt att inte bara fråga ”Vem har gjort fel?” utan också ”Vad är det som har gjort att vi hamnat här?”