Vad gör man vid hög arbetsbelastning?

Hög arbetsbelastning behöver tas på allvar, men lösningen är sällan att bara be människor att stressa mindre eller prioritera bättre.

Det viktiga är att undersöka vad som skapar belastningen och om det finns balans mellan de krav som ställs och de resurser som finns för att klara arbetet.

En period med mycket att göra behöver inte automatiskt vara skadlig. Problem kan däremot uppstå när belastningen blir långvarig, återhämtningen inte räcker till eller när medarbetare saknar möjlighet att påverka sin arbetssituation.

Börja med att undersöka orsakerna

När någon signalerar hög arbetsbelastning är det lätt att direkt börja leta efter lösningar, men först behöver man förstå varför situationen har uppstått.

Det kan till exempel handla om:

• för mycket arbete i förhållande till tiden
• otydliga prioriteringar
• för få medarbetare eller andra otillräckliga resurser
• oklara roller och ansvarsområden
• många avbrott eller ständigt förändrade förutsättningar
• brist på stöd
• arbetsuppgifter som är psykiskt eller känslomässigt krävande.

Först när orsakerna blir tydliga går det att välja rätt åtgärder.

Hög arbetsbelastning är en arbetsmiljöfråga

Arbetsgivaren ansvarar för att organisera arbetet så att arbetsbelastningen inte leder till ohälsa. Därför behöver frågan hanteras inom det systematiska arbetsmiljöarbetet; genom att undersöka arbetsmiljön, bedöma riskerna, genomföra åtgärder och följa upp om de faktiskt fungerar.

Det betyder också att lösningen inte enbart kan läggas på den enskilda medarbetaren.

Att erbjuda stresshantering, friskvård eller stöd kan vara värdefullt, men om orsaken exempelvis är orimliga krav, otydliga prioriteringar eller otillräckliga resurser behöver även organisationen förändras.

Vill du läsa mer om arbetsgivarens ansvar?
Arbetsmiljöverket beskriver hur arbetsgivaren ska arbeta för att förebygga ohälsosam arbetsbelastning och skapa balans mellan krav och resurser. Läs mer om organisatorisk och social arbetsmiljö hos Arbetsmiljöverket.

Titta på balansen mellan krav och resurser

Ett användbart sätt att undersöka situationen är att ställa två frågor:

1. Vad kräver arbetet av oss?
och
2. Vad har vi för resurser för att klara det?

Resurser handlar inte bara om antal personer. Det kan också vara tid, kompetens, tydliga prioriteringar, fungerande arbetsmetoder, befogenheter, tekniska hjälpmedel och stöd från chef och kollegor.

Ibland behöver kraven minska, i andra situationer behöver resurserna öka och ofta behövs en kombination.

Vänta inte tills någon blir sjuk

Signaler på hög arbetsbelastning kan komma långt innan en sjukskrivning. Det kan märkas genom att människor arbetar över, hoppar över raster, gör fler misstag, får svårt att prioritera eller börjar säga att tiden aldrig räcker till.

Sådana signaler är värdefull information om hur arbetet fungerar.

En viktig del av det förebyggande arbetet är därför att skapa forum där arbetsbelastning går att prata om innan situationen blivit ohållbar.

Det är också viktigt att följa utvecklingen över tid. En enskild intensiv vecka behöver inte innebära att arbetsbelastningen är ohälsosam, men om samma signaler återkommer månad efter månad behöver organisationen undersöka vad som ligger bakom.

• Finns det arbetsuppgifter som ständigt skjuts framför oss?
• Är bemanningen tillräcklig?
• Är prioriteringarna tydliga när tiden inte räcker till?

Genom att ställa den typen av frågor blir det lättare att upptäcka mönster innan de leder till ohälsa.

Från individ till organisation

När vi arbetar med arbetsbelastning försöker vi därför flytta frågan från:

”Hur ska den här personen klara mer?”

till:

”Vad i arbetets förutsättningar behöver vi förstå och förändra?”

Det är en liten förändring i frågan, men den kan göra stor skillnad. Hög arbetsbelastning är inte bara något människor ska lära sig att hantera. Den kan också vara en signal om att organisationen behöver stanna upp, undersöka vad som händer och skapa bättre förutsättningar för att arbetet ska fungera över tid.